Opdrachtomschrijving
Voor de implementatie van TOPdesk bij het kerndepartement van EZK en LNV zijn wij op zoek naar een Functioneel Beheerder. De functioneel beheerder zorgt in de projectfase voor het afronden van de inrichting van TOPdesk voor een aantal bedrijfsvoeringsprocessen en voorbereiding op de livegang en daarna voor het operationeel beheer en onderhoud van de applicatie TOPdesk. De werkzaamheden (taken) van de Functioneel Beheerder TOPdesk bestaan onder andere uit:

• Functionele inrichting van TOPdesk.
• Adviseren van het projectteam over inrichting n.a.v. wensen van gebruikers.
• Adviseren en borgen van een standaardinrichting en -gebruik van TOPdesk
• Oplossen van bevindingen na test.
• Bijdragen aan het verder ontwikkelen van procedures en standaard manier van werken met TOPdesk.
• Opstellen van handleidingen en opleidingsmateriaal i.o.m. communicatieadviseur.
• Geven van trainingen aan eindgebruikers.
• Bijdragen aan evaluatie van de pilot.
• Incidentbeheer (het (laten) oplossen verstoringen, rechten issues etc.).
• Gebruikerscommunicatie: communicatie en afstemming over onderhoudswindows (en toegevoegde waarde), communicatie over status incidenten, service requests.

Achtergrond opdracht
De Directie Informatievoorziening (IV) omvat het CIO-office en de afdelingen Digitale Informatie, Functioneel Beheer & Regie, Facilitair en Huisvesting, Planning & Control, de programma-afdeling Transparantie in Informatie en het Servicepunt. De Directie is gepositioneerd als organisatieonderdeel dat in zijn geheel voor EZK en LNV werkt (met name de kerndepartementen). De Directie IV stelt de klanten/gebruikers centraal en stemt haar diensten daarop af. De Directie IV wil de EZK- en LNV-organisatie en haar medewerkers ondersteunen zodat ieder zich maximaal kan concentreren op het primaire proces: datgene waarvoor de ministeries zijn opgericht. De kernwaarden zijn hierbij betrouwbaar, verbindend en vernieuwend.

Cluster Functioneel Beheer en Regie:
Bij het cluster Functioneel Beheer en Regie van de Directie Informatievoorziening is het operationeel- en tactisch Functioneel Beheer en Informatiemanagement ondergebracht van alle EZK/LNV-brede generieke bedrijfsvoeringtoepassingen. Het cluster draagt zorg voor de operationele en tactische samenwerking met- en aansturing van de ICT leverancier. Bij het kerndepartement van EZK/LNV wordt TOPdesk als pilot ingezet voor de ondersteuning van een aantal bedrijfsvoeringsprocessen. De focus ligt op de modules Meldingen, Wijzigingen en het self Service Portaal. Overige modules worden in de toekomst wellicht ook ingezet. De initiele inrichting in een acceptatie- en productieomgeving is uitgevoerd. Het project bevindt zich in de testfase. Voor livegang mogelijk is, is opleiding en communicatie nog noodzakelijk.

We zoeken een Functioneel Beheerder die kan bijdragen aan het project. In eerste instantie bij de uitvoering van de activiteiten om de applicatie in gebruik te kunnen nemen, daarna bij de nazorg, beheer en doorontwikkeling. Na livegang zal een evaluatie plaatsvinden en mogelijk meerdere processen ingericht worden in TOPdesk.

Eisen
Een doorleenconstructie is niet toegestaan 

• Kennis en ervaring van Functioneel Beheer
• Aantoonbare ervaring op het gebied van Service Management
• HBO werk en/of denkniveau (3 jaar)
• Inrichten van TOPdesk processen voor Incident- probleem- wijzigingen actie/gebeurtenissen asset management (3 jaar)
• Rapportages enzovoort Functioneel Beheer TOPdesk (On premise) Technisch Applicatie beheer is elders belegd (3 jaar)

Wensen

• Gerichte TOPdesk opleiding, minimaal niveau gelijk aan TOPdesk Essential of Bootcamp.
• Certificering BISL en ITIL, minimaal niveau foundation.
• Vaardigheid om zowel de technische kant van de applicatie als de gebruikerswensen goed te verstaan en dit bij elkaar te brengen en te vertalen naar de (on)mogelijkheden binnen TOPdesk en deze daadwerkelijk te implementeren.
• Inzicht in bedrijfsprocessen en hoe dit optimaal te ondersteunen met TOPdesk.
• Ervaring bij Rijksoverheid (minimaal 3 jaar).
• Kennis van processen op het gebied van bedrijfsvoering.

Competenties

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.