Opdrachtomschrijving
INLEIDINGHet bestuur en de directie van het COA zijn geïnspireerd door de mogelijkheden van de toepassing van nieuwe technologieën voor het werk van het COA: de opvang en begeleiding van asielzoekers. Zij hebben besloten om digitalisering binnen de organisatie verder vorm te geven. Het COA kent nu voornamelijk kleinere digitalisering en innovatie initiatieven maar mist daarbij een organisatie breed fundament. Het COA voert momenteel een aantal grotere initiatieven uit die rand voorwaardelijk zijn voor verdere digitalisering, zoals de programma's: cyberweerbaarheid, Cloud, informatiehuishouding op orde, ERP en de versterking van de IV-organisatie (afdelingen Informatiediensten en ICT).In deze tijd van toenemende digitale vaardigheden onder bewoners en medewerkers, is er een groeiende behoefte aan digitale ondersteuning. Digitalisering kan de bewoners meer verantwoordelijkheid geven, hun zelfredzaamheid vergroten en tegelijkertijd de administratieve werklast en druk verminderen, waardoor medewerkers kunnen focussen op gericht maatwerk. Ook de technologische ontwikkelingen zoals Artificiële Intelligence (AI) blijven doorgaan en het COA zal hierbij moeten blijven om de asielzoekersstroom onder controle te houden. Bovendien veranderen de verwachtingen van de maatschappij, medewerkers en bewoners voortdurend, wat vraagt om innovaties om hieraan te voldoen. De vraag naar opvang en begeleiding stijgt, terwijl de middelen en mogelijkheden gelijk blijven of zelfs afnemen. Digitalisering is een middel dat het COA in staat stelt om processen te optimaliseren en standaardiseren waar mogelijk, waardoor efficiëntie en effectiviteit verbeterd worden. Door deze ontwikkelingen te omarmen en in te zetten op digitalisering, staat het COA beter gewapend in de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd.Vanuit het programma digitalisering wordt ingezet op 3 strategische thema's.

• Operational Excellence (COA als effectieve en efficiënte organisatie)
• Begeleiding op maat (COA zet in op zelfredzaamheid met persoonlijke begeleiding)
• Digital first organisatie (De COA organisatie van de toekomst)
Om de strategische thema's uit het strategiehuis te realiseren is een sterk fundament nodig. Dit richt zich niet alleen op de technische aspecten, maar ook op de organisatie en haar medewerkers zodat zij kunnen opereren in een digitale wereld en de kansen hierin kunnen benutten. Hierdoor wordt de (technische) organisatie wendbaar met de juiste sturing en standaarden om (technologische) innovatie in de organisatie te omarmen en realiseren. Het fundament omvat drie elementen: Een sterke data fundament, een technische basis en een organisatie met de juiste instelling en leiderschap.OMSCHRIJVING VAN DE ROL:De Project Management Officer (PMO) is verantwoordelijk voor inzicht en beheer in de voortgang van de digitale transformatie en de bijbehorende initiatieven middels rapportages en dashboards, organiseert en ondersteunt bij diverse overleggen en bij besluitvorming. De PMO fungeert als sparringpartner en rechterhand van de programmamanager en/of programma coördinator en is de verbindende schakel met de uitvoerende themateams. De aanpak van dit programma zal uitgevoerd worden met bepaalde principes van geschaald Agile werken (SAFe).

TAKEN:
• Assisteren van de programmamanagers/RTE bij het monitoren van programmavoortgang;
• Opstellen en leveren van tijdige rapportages en updates aan belanghebbenden, zoals MT's en stuurgroep:
• (1) coördineren van projectupdates en verzorgen van nauwkeurige rapportage na overleg met de betreffende stakeholders
• (2) zorgen voor volledige en tijdige MT-rapportages met updates van projecten, initiatieven en programma-informatie
• (3) leiden van de wekelijkse programma-update bijeenkomsten met het gehele programmateam
• (4) voorbereiden van bestuursraadsvergaderingen en leveren van benodigde documenten en agenda
• Ondersteunen bij het vormgeven van communicatiestukken naar de interne COA-organisatie;
• Opstellen van financiële rapportages
• Faciliteren van kennisdeling tussen themateams en het borgen van de afhankelijkheden tussen teams;
• Coördineren van workshops van thema's en ondersteunen van procesbegeleiders bij de uitwerking;
• Coördineren van de Agile kwartaal, -planningen, -reviews, -demo, en -retrospectives
• Opstellen van notulen en agenda's voor diverse vergaderingen en opvolging van actiepunten;
• Ondersteunen van programmamanagers bij inhoudelijke uitwerkingen en documentatie;
• Beheren van integrale planning van programma en initiatieven, inclusief borging van afhankelijkheden;
• Onderhouden van overzicht van rollen en verantwoordelijkheden binnen het programmateam

Eisen


• Opleidingsniveau: hbo in Informatiekunde, Bedrijfskunde, Business IT of vergelijkbare vooropleiding
• Ervaringsjaren: minimaal 1 tot 3 jaar relevante ervaring met project- en/of programmamanagement van grote programma's
• Diepgaande kennis van bedrijfsprocessen en digitalisering
• Organisatorische vaardigheden om planningen, documentatie en financiën nauwkeurig te beheren
• Je bent analytisch sterk, gestructureerd en hebt oog voor detail. Je hebt geen moeite met complexe informatie vertalen naar bruikbare inzichten
• Ervaring met geschaald Agile werken
• Gedegen kennis van MS-Office voor planning en opstellen documentatie

Competenties


• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, voor effectieve rapportage en kennisoverdracht tussen verschillende niveaus stakeholders;
• Goede leiderschapsvaardigheden om effectief vergaderingen te leiden en de gewenste updates en voortgang hieruit te halen;
• Je bent goed en snel in het signaleren van problemen, je kan belangrijke informatie herkennen en verbanden leggen tussen deze gegevens om mogelijke problemen te kunnen opsporen;
• Je kan de invloed en gevolgen van beslissingen of activiteiten op andere organisatieonderdelen onderkennen, en je kan de belangen van de verschillende onderdelen onderkennen;
• Je kan goed samenwerken, om gezamenlijk toe te komen aan een gemeenschappelijk doel;
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen om te kunnen omgaan met veranderende omstandigheden en prioriteiten;
• Je bent een teamspeler en werkt graag effectief samen met diverse belanghebbenden;
• Proactieve houding en zelfstarter om taken zelfstandig uit te voeren en initiatief te tonen in het identificeren van verbeteringen.

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.