Over de opdrachtgever:

Over het COA hoor je bijna elke dag in het nieuws. De opvang van vluchtelingen kent felle voor- en tegenstanders. Transparantie, openheid en duurzame toegankelijkheid van informatie is onontbeerlijk voor onze organisatie. Als projectleider lever jij daar met jouw expertise een belangrijke bijdrage aan.

Als jij een expert bent op het gebied van het bewaren, beheren en ontsluiten van informatie, altijd op de hoogte bent van de nieuwste ontwikkelingen en ruime ervaring hebt als projectleider of in een coördinerende rol dan zien we een match. Voel je je bovendien thuis in de vele uitdagingen die er zijn in het domein informatiehuishouding, dan maken we graag kennis!

Opdrachtomschrijving:

We zijn op zoek naar een ervaren coördinator en projectleider. In deze opdracht ben je de verbinder tussen het team van operationele informatiebeheerders en de beleidsadviseur(s) Recordsmanagement. Je speelt een voortrekkersrol in de praktische vertaling, implementatie en uitvoering van het informatiebeheerbeleid. Hierbij neem je de medewerkers van het team Informatiebeheer pro-actief mee en coördineer en begeleid je de benodigde projecten en werkzaamheden.

Daarnaast ben je in staat om COA-breed de nodige verbindingen te leggen en de organisatie mee te nemen in de werkzaamheden die nodig zijn voor goed informatiebeheer.

Uit te voeren werkzaamheden:

·        Implementatie vervangingsbesluit

·        Coördinatie traject wegwerken archiefachterstanden

·        Coördinatie overbrenging (papieren) archiefdelen naar het Nationaal Archief

·        Coördinatie traject verbeteren documentbeheer bewonersdossiers

·        Implementeren DUTO-beleid

Overige taken:

·        Standaard vernietigingsproces en overbrengingsproces beschrijven en implementeren

·        Adviseren en bijdragen aan het traject voor het wegwerken van digitale archiefachterstanden

·        Coördinator redactiecommissie COA-woordenboek, Deelname aan Redactiecommissie Gegevenswoordenboek migratieketen

·        Adviseren en bijdragen aan de vastlegging van het informatiebeheerplan en het documentair structuurplan

·        Bijdragen leveren aan de (overige) activiteiten van het Jaarplan

Eisen:

·        Je hebt minimaal een HBO-opleiding afgerond, bij voorkeur op het gebied van recordsmanagement, informatiebeheer of een vergelijkbare discipline

·        Je hebt kennis van de Archiefwet en aanverwante regelingen en standaarden voor informatiebeheer

·        Je hebt ervaring met projectmanagement, procesverbetering en het vervullen van een coördinerende rol in het domein informatiebeheer of vergelijkbare werkvelden

·        Je hebt kennis van en ervaring met vraagstukken op het gebied van het identificeren, ordenen, metadateren, archiveren, beheren en vernietigen van informatieobjecten

·        Je bent flexibel in je aanpak, met oog voor een goede balans tussen het naleven van regels en inspelen op de praktijk.

·        Je bent in staat overzicht te scheppen in de dynamiek van de dagelijkse werkzaamheden

·        Je kunt goed met anderen samenwerken, weet hun kennis en vaardigheden te waarderen en in te zetten en stimuleert groei en ontwikkeling

·        Je bent in staat om direct zelfstandig en pro-actief de benodigde werkzaamheden op te pakken

Wensen:

·        Je voelt je thuis in een dynamische organisatie met de nodige uitdagingen binnen het domein informatiehuishouding

·        Je hebt jouw werkervaring opgedaan bij een (semi)overheidsorganisatie

·        Je hebt kennis van secundaire bedrijfsprocessen zoals Financiën, HRM, IT en Inkoop

·        Je hebt ervaring met het werken met en adviseren over Document Management Systemen (DMS) en Record Management Applicaties (RMA).

Het team:

Binnen de afdeling Informatie & Diensten werken zo’n 100 mensen. Als adviseur draai je mee met het Team Functioneel Beheer & Informatiebeheer bestaande uit ca 35 medewerkers. Je zult vooral nauw samenwerken met de Beleidsadviseur Recordsmanagement, de medewerkers informatiebeheer.