Taakomschrijving

ICTU helpt overheden bij het verbeteren van hun dienstverlening met ICT. Als advies- en projectenorganisatie in dienst van het openbaar bestuur en op basis van inbesteding. Innovatief, creatief, technologisch hoogwaardig en met expertise in de uitvoering. Gedreven door vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstdoel. Resultaat voor de overheid, burgers en bedrijven staat daarbij steeds centraal.

ICTU ondersteunt SZW bij het uitvoeren van het programma ‘Verbeteren Uitwisseling Matchingsgegevens’ (VUM).

In 2019 is vanuit het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) een start gemaakt
met het ketenprogramma VUM. Samen met de ketenpartners UWV, VNG en SZW is er inmiddels een gegevensstandaarden, uitwisselmechanisme voor het uitwisselen van matchingsgegevens (profielen en vacatures) en bijbehorende afsprakenstelsel uitgewerkt. Deze onderdelen vormen te samen het VUM-stelsel.
Op dit moment verkeert het programma in de fase dat de reeds ontwikkelde VUM-producten beproefd zullen worden binnen pilots, en voorbereidingen worden getroffen voor de landelijke implementatie.

Het programma staat onder leiding van een programmamanager, en bestaan uit een team met onder andere een Product Owner en projectleiders voor verschillende onderdelen binnen het programma.

Voor de ondersteuning van de programmamanager zijn wij op zoek een ervaren, inhoudelijke programmasecretaris.

Gewenste profiel

De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager in dagelijkse programma-werkzaamheden. De secretaris is betrokken bij de inhoud van het programma en heeft een actieve rol in het betrekken van alle stakeholders. Daarnaast zorgt de secretaris voor een ‘basis op orde’ als het gaat om administratieve zaken.

De programmasecretaris zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren:
o    Organisatie, voorbereiding en verslaglegging/bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops; zoals interne projectoverleg, klankbordgroep arbeidsmarktpartners etc.
o    Coördinatie en ondersteuning bij de voorbereiding van het afstemmingsoverleg en stuurgroep-overleg, door onder andere zorg dragen voor tijdig ontvangst van de benodigde stukken en het redigeren ervan;
o    Bijhouden, monitoren en ‘najagen’ van acties;
o    Beheer van het projectdossier op samenwerkingsomgeving van het Rijk;
o    Ondersteunende rol bij het registreren en beheren van risico’s en issues op programmaniveau;
o    Het agendabeheer voor de programmamanager;
o    Overige administratieve ondersteuning van het project.


Competenties
o    Inhoudelijk betrokken bij het thema van het programma
o    Proactieve houding, vooruit denken
o    Service minded, ontzorgend
o    Accuraat
o    Organiseren
o    Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlandse taal),
o    hands-on mentaliteit

Eisen

Doorleenconstructie(s) zijn niet toegestaan

De kandidaat voldoet aan de volgende eisen:

•    Een HBO werk- en/ of denkniveau;
•    Ervaring als programma- of projectsecretaris;
•    Ervaring met het redigeren van documentatie;
•    Ervaring met het notuleren van inhoudelijke overleggen;
•    Beheersing Microsoft kantoorautomatisering (w.o. Outlook, Word, Excel, Powerpoint)

Wensen

Actuele kennis van en ervaring met projectmatig werken in grote (rijks)overheidsorganisaties en ketens, blijkend uit CV
Ervaring met plannen, organiseren van bijeenkomsten, overleggen en workshops
Ervaring met verslaglegging/ bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops en bewaken van de voortgang en planning.

Aanvullende informatie

Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.