Opdrachtomschrijving

Let erop dat u voordat u een kandidaat aanbiedt de Aanbiedingsrichtlijnen doorneemt, gebruik maakt van het “standaard reactie formaat” (downloadbaar tijdens aanbiedingsprocedure) en dat het aangeboden CV een Word-document is van maximaal 5 A4.

De aanbesteding EZ is (mede) gegund aan de combinatie Yellow Friday en Sogeti. De inleen van niet-eigen personeel geschiedt door Yellow Friday. De contractering (en dus ook het accountmanagement) geschiedt door Sogeti. Er is hier geen sprake van doorleen en tariefstapeling, omdat we naar EZ toe één aanbieder zijn.

Voor de tijdelijke ondersteuning een aantal lopende projecten en een programma in het kader van de wet open overheid zoeken wij een ervaren Project Management Ondersteuner (PMO). De PMO speelt een essentiële rol in het bewaken van de voortgang, structuur en documentatie.

Achtergrond opdracht

De Project Management Ondersteuner is verantwoordelijk voor:

• Projectadministratie en Structuur

• Inrichten en bijhouden van projectdocumentatie en archivering.
• Ondersteunen bij het opstellen en bewaken van projectplannen, mijlpalen en deadlines.
• Opzetten en beheren van rapportages over voortgang, risico's en capaciteit.

• Planningen en Voortgangsbewaking

• Bijhouden en bewaken van de projectplanning en mijlpalen.
• Signaleren van knelpunten en risico's in de voortgang en hierover adviseren.
• Ondersteunen bij het capaciteitsbeheer en budgetbewaking.

• Projectcommunicatie en Correspondentie

• Voorbereiden van presentaties, rapportages en vergaderstukken.
• Ondersteunen bij communicatie tussen projectleden, stakeholders en externe partijen.
• Coördineren en vastleggen van actiepunten en besluiten uit vergaderingen.

• Optimalisatie van Projectmanagementprocessen

• Geven van advies over het gebruik en de inrichting van projectmanagementsystemen.
• Signaleren en doorvoeren van verbeteringen in projectbeheer en documentatieprocessen.

Gewenste resultaten na afloop van de opdracht:

• Projecten hebben een up-to-date en gestructureerde projectadministratie.
• Alle planningen, voortgangsrapportages en budgetbewaking zijn op orde en toegankelijk.
• Er is een duidelijke structuur en werkwijze geïmplementeerd voor projectbeheer en -rapportages.
• De betrokken projectteams zijn optimaal ondersteund in hun werkzaamheden.

Instructies over het gebruik van zaak(project)systeem is beschreven.

Eisen

• Je beschikt over een MBO niveau 4 diploma, bij voorkeur in de richting van officie management en/of support;
• Je hebt kennis van projectmanagementmethoden en -technieken;
• Je hebt kennis van agile werkmethodieken zoals bijvoorbeeld scrum of kanban;
• Ervaring met budgetbewaking en capaciteitsmanagement.

Wensen

• Vaardigheid in het werken met IT systemen met snelle adoptie van nieuwe systemen.

Competenties

• Sterk in planning, organisatie en voortgangsbewaking.
• Goede communicatieve en adviesvaardigheden.
• Proactieve, gestructureerde en resultaatgerichte werkwijze.

Aanvullende Informatie
Doorleen is niet toegestaan. Levering door Yellow Friday aan EZK geschiedt via Sogeti. Hier is geen sprake van ketenvorming/doorleen, want Yellow Friday heeft de aanbesteding samen met Sogeti uitgevoerd en is formele onderaannemer.