Drie redenen waarom dit jouw opdracht is
Ben jij de ervaren projectmanager op het gebied van verwerving Workforce management tools dan zoeken wij jou!

Jij doet het
1 Aanleiding van de opdracht:

 De SVB wil haar dienstverlening continu verbeteren en zijn een aantal jaar geleden gestart met het inrichten van een goed workforce management proces. De huidige tools (Excel en power BI) zijn onvoldoende geschikt en niet toekomstbestendig, waardoor sprake is van verminderde flexibiliteit, schaalbaarheid en voorspelbaarheid. De SVB wil daarom de best passende WFM oplossing inkopen. Op die manier kan de SVB het werk beter prioriteren en ordenen en wordt de organisatie flexibel, voorspelbaar en wendbaar. Met als direct gevolg een betere afstemming van balans en werkdruk voor de medewerkers en het waarborgen van een optimale dienstverlening voor de klant.

2 Omschrijving van de opdracht:
Verwerving en implementatie van een nieuw Workforce Management Systeem voor ondersteuning van de WFM Cyclus bestaande uit: forecasting, capaciteitsmanagement, roosteren, dag sturen en rapportage & analyse.

De opdracht voor de projectmanager hierbij luidt:

Realiseer de aanschaf van een nieuw en modern Workforce management oplossing voor de primaire processen op basis van de vastgestelde doelarchitectuur (uitgangspunt hiervoor is de domeinarchitectuur ….). Implementeer het nieuwe systeem voor alle primaire processen via een te kiezen migratiestrategie.

Realiseer inzichten en deliverables voor de vooronderzoeksfase. Dit betreft o.a. een projectbrief met als bijlagen: (non)functionele requirements, begroting, project start architectuur en kaders vanuit informatiebeveiliging en privacy.

Na contracteren van de beoogde WFM partner stel je een project initiatie document (PID) op als plan voor de implementatiefase. In dit plan wordt ook de project governance uitgewerkt. In deze implementatiefase coördineer je met name:

Het werkend krijgen van de WFM oplossing / configuratie. Hierbij zijn nog diverse keuzes te maken, waarvoor deels ook beleid opgesteld of herijkt moet worden. Hierin heb je een aanjagende rol.
De gebruikersadoptie van het nieuwe WFM door de gebruikers van dit systeem
De in beheer name van de WFM oplossing door de beheerorganisatie vanuit Business, IT en Informatiebeheer
Je hebt hierbij oog voor risicomanagement en verandermanagement en rapporteert over de voortgang naar de nog te formeren stuurgroep en de Clusterboard Generiek.

Na de implementatie borg je via een end project report rapport dat het project formeel afgesloten kan worden met borging van de lessons learned en openstaande punten naar de beheerorganisatie.

Naast een projectmanager bij de WFM partner werk je ook samen met een projectmanager vanuit de afdeling Informatiebeheer en product owners in de keten, maar de eindverantwoordelijkheid voor de projectsturing ligt bij jou.

3 Doel / resultaat van de opdracht:
Vanuit IT perspectief integraal aansturen van het project aanbesteding WFM Tool, gebruikmakend van de binnen de SVB geldende werkwijze en afspraken. Met mogelijke verlengde inzet voor het vervolg: aanbesteding, constructie en implementatie.

De projectmanager is verantwoordelijk voor:
Bepalen en waarborgen van de IT strategie als onderdeel van bedrijfsstrategie en de WFM Visie van SVB
Het betrekken en aansturen van de benodigde (IT) resources
Zorgdragen voor de beschikbaarheid van de juiste kennis op gebied IT eisen en wensen, zoals (IT) technische aspecten, IT architectuur (Enterprise en domein), veiligheid, privacy, compliance, riskmanagement, incidentmanagement, service management, integratie mogelijkheden.
Opstellen van benodigde documentatie, zoals projectbrief en Project Initiatie Document.
Bewaken van de samenhang en afhankelijkheid met andere IT systemen en platformen binnen de SVB.
Onderzoeken en bepalen van integratiemogelijkheden met andere IT systemen binnen de SVB.
Opstellen en aanscherpen van de non functionele requirements voor de beoogde WFM oplossing
Het valideren van de beoogde keuzes vanuit IT perspectief
Gevraagd en ongevraagd leveren van kennis en input ten behoeve van het project in samenwerking met SVB-afdelingen tijdens de verschillende fases van het project, te weten voorbereiden, selecteren, contracteren, samenwerken en implementeren.
Soepele samenwerking met projectmanagers, operatie, inkoop, juridische zaken, etc
Jij bent het
Hou jij van uitdagingen, ben jij ambitieus en heb jij meervoudige projectmanagement ervaring en inhoudelijke kennis bij het implementeren van een DMS / ECM systeem dan willen wij jou graag ontmoeten.

4 Randvoorwaarden en eisen:
Je werkt conform de binnen de SVB geldende projectmanagement werkwijze (gebaseerd op Prince2) en maakt gebruik van de beschikbare templates en middelen.

Kennis / Opleiding:
Minimaal HBO of gelijkwaardig door opgedane ervaring
Beheersing van zowel IPMA/ Prince2 als Agile PM
Kennis van Workforce en Workflow management oplossingen
Kennis van het vakgebied Workforce en Workflow management
Ervaring:.

(Cloud) software implementatietrajecten
Opstellen van een Project Initiatie document
Definiëren van verantwoordelijkheden en het toebedelen van de projecttaken aan teams en teamleden
Inplannen en voorbereiden van beslismomenten binnen het project
Managen van samenwerking en wisselwerking tussen business en (externe) IT-leverancier(s)
Signaleren van risico's, knelpunten en afwijkingen en hier in afstemming met stakeholders regie nemen om te komen tot een oplossing
Opstellen van voortgangsrapportages
Organiseren van gebruikers acceptatie/ adoptie van nieuwe systemen
Onderhandelen met de degenen die belast zijn met acceptatie vanuit de gebruikersorganisatie en het IT beheer
Competenties:

Het betrekken en managen van stakeholders
Communicatieve vaardigheden richting diverse stakeholders
Grip houden op planning, voortgang en financiën van projecten
Situationeel en resultaatgericht aansturen richting succes
Zelfstandig werken
Constructief

Specifieke kennis en bijzonderheden:
De kandidaat moet onafhankelijk zijn. Geen banden met mogelijke leveranciers of een belang in de markt
Integriteit weegt zwaar
Kennis van en ervaring met Workforce management implementaties heeft de voorkeur
-Bij het aanbieden van een kandidaat op bovenstaande aanvraag is een doorleenconstructie niet toegestaan. De kandidaat dient in dienst te zijn bij uw organisatie.    Indien er wel sprake is van een extra schakel in de keten zullen wij uw aanbieding niet in behandeling nemen en direct afwijzen.
-Geldige VOG is nodig bij inzet, eerder starten is niet mogelijk.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.