Opdrachtomschrijving
Je gaat aan de slag binnen de Directie Informatievoorziening van de ministeries van EZK en LNV en alle dienstonderdelen. Je bent secretaris van het gehele projectteam en de programmadirecteur. Als programmasecretaris help je de programma directeur orde in chaos te scheppen, je zorgt voor structuur, standaardisering en ondersteuning in een complex programma. Je rapporteert in samenwerking met de programmamanager aan de ICT Portfolio en project management office en diverse stuurgroepen. Je fungeert als sparringpartner voor projectaangelegenheden en je helpt de programmamanager en projectleiders bij het volgen van de projectstandaarden. Je helpt de projectleiders en programmamanager om duidelijk overzicht en inzicht te houden in de status en voortgang van de projecten en het programma en bent in staat om de afhankelijkheden te zien en hierop te acteren als dat nodig. Je taken bestaan onder andere uit:

• Het programma helpen bij het opstellen van de projectmanagement producten zoals bijvoorbeeld plan van aanpak en eindrapport
• Kwaliteit bewaken van het programma conform de gestelde processen en prodecures
• Inhuur programma medewerkers: nieuwe aanvragen, vervangingsaanvragen, verlengingsaanvragen afhandelen volgens richtlijnen van het kerndepartement.

Achtergrond opdracht
Die een belangrijke bijdrage levert om het programma op orde te houden en die er mede voor zorgt dat acties volgens afspraak worden opgevolgd. Als programmasecretaris ben je het centrale aanspreekpunt en zorg je voor structuur, standaardisering en ondersteuning in een groot en complex programma en rapporteer je aan de programmamanager. Werkzaamheden zijn onder andere:

• Secretaris van de Quality Assuarance Board, diverse stuurgroepen, bestuurlijke overleggen (verantwoordelijk voor de (voorraad) agenda, verzamelen en beoordelen van aangeleverde stukken en veslaglegging)
• Bijhouden en najagen acties, besluiten, risico's en issues en de planning
• Management (het archiveren en up-to-date houden van het digitale programmadossier) in MS Teams alsook het documentmanagementsysteem van het kerndepartement
• Verantwoordelijk voor de financiële (project)administratie
• Het verzamelen van de voortgangsrapportages van de projecten en het signaleren en rapporteren van afwijkingen
• De programmamanager ondersteunen bij het opstellen van de overall programma voortgangsrapportage
• Het organiseren en regelen van workshops, teamuitjes,

Het cluster Functioneel Beheer en Regie beheert de generieke bedrijfsvoeringapplicaties van de ministeries van Economische Zaken en Klimaat, en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Ruim zestig medewerkers zetten zich hier dagelijks voor in. Ons doel? Zorgen dat de gebruikers van onze applicaties hun werk kunnen doen. Nu en in de toekomst. Binnen het cluster zijn er meerdere domeinen, jij gaat werken voor het IPMO domein en gaat een ander domein helpen ondersteunen. IPMO is het ICT Project- en Portfoliomanagement Office van de directie Informatievoorziening van EZK en LNV. IPMO is één centrale plek waar alle ICT-gerelateerde projectaanvragen worden verzameld, aangestuurd, gemonitord en de uitvoering verder wordt geprofessionaliseerd. Vanuit dit team wordt je als programmasecretaris ingezet voor een meerjarig programma >10 mln.

Eisen
Een doorleenconstructie is niet toegestaan 

• Kennis van en ervaring met Prince 2 en Agile
• Ervaring met politiek gevoelige programma's binnen de rijksoverheid
• IPMA PMO
• P30
• Kennis van en minimaal 1 jaar werkervaring met Prince 2
• Aantoonbare werkervaring met Agile/Scrum programma's
• HBO werk- en denkniveau (10 jaar)
• Ervaring als programma secretaris binnen grote (1000+) organisaties op het gebied van Informatievoorziening (10 jaar)

Wensen

Competenties

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.