Opdrachtomschrijving
Project In het kader van het rijksbrede verbeterprogramma rond informatiehuishouding genaamd Open Overheid wordt gewerkt aan diverse technologische trajecten om de informatiehuishouding te verbeteren. De werkplek voor de ambtenaar is daar een integraal onderdeel van. Recent is daarom een project Werkplek van de toekomst gestart. Het project levert als eerste mijlpaal onder andere een concept voor de werkplek van de toekomst op. Het concept laat concreet zien hoe een nog te ontwikkelen werkplek voor ambtenaren eruit ziet. Die werkplek zal op basis van de behoeftes van de medewerker zijn ingericht, aansluiten op juridische en correcte informatiehuishouding-processen en archivering by design en moderne toepassingen als basis hebben. De werkplek zal nauw verbonden zijn met bestaande technische toepassingen als Teams en/of Office365, bestaande componenten voor het genereren van documenten en digitale handtekeningen, en nieuwe ontwikkelingen zoals een CSP (content services platform). Het project Werkplek van de toekomst is op dit moment in een opstartfase die vanuit Doc-Direkt geïnitieerd wordt. Het ontwikkelen van het concept van de werkplek wordt onderdeel van een propositie vanuit Doc-Direkt zodat het (na bestuurlijke instemming) kan worden gerealiseerd.

UX design
De werkplek is de dagelijkse omgeving waarin een gebruiker werkt. Het project biedt de kans om de werkplek van de toekomst zo goed mogelijk af te stemmen op die gebruiker. Een UX design dat door gebruikers kan worden getest is daarom het centrale onderdeel van het concept van de werkplek. Het doel is om een werkend concept te ontwikkelen dat zo veel mogelijk de gebruikservaring laat zien die de werkplek gaat bieden. Waar mogelijk zal het concept volledig klikbaar en te gebruiken zijn alsof het de nieuwe werkplek is. We noemen dit een UX of experience design. De nadruk ligt op de gebruikerservaring. De basisstijl voor het design wordt al gegeven door de Rijkshuisstijl en andere beschikbare UX elementen uit toepassingen van het Rijk. Het UX design zal rekening moeten houden met de mogelijkheden en beperkingen van de techniek. Op deze manier weten we zeker dat de keuzes in het UX design ook te realiseren zijn. Het UX design geeft een goed beeld van de uiteindelijke werking van de werkplek. Die werkplek zal in verschillende fasen worden ontwikkeld. De ontwikkeling zal meerdere jaren duren en de implementatie zal in stappen plaatsvinden. De eerste fase is gericht op een beperkte doelgroep en op een beperkt aantal functies. De volgende fasen brengen meer functionaliteit en integratie, waarbij het UX design als leidraad zal dienen. We verwachten eind 2023 een eerste versie van het UX design te kunnen presenteren. Waarschijnlijk zullen meerdere iteraties na deze oplevering plaatsvinden op basis van inzichten uit gebruikerstesten en beschikbare functionaliteit.

De projectleider / senior UX designer - Werkplek van de toekomst
voert coördinatie uit en zal nauw samenwerken met de tevens aan te stellen adviseur UX-designer en de programmamanager. Opdrachtomschrijving Senior UX/Experience designer (projectleider) De senior designer werkt mee in het projectteam van Doc-Direkt en is verantwoordelijk voor de vertaling van behoefte van medewerkers (diverse doelgroepen) naar concrete oplossingen in een klikbaar front-end concept. De senior designer begeleidt en bewaakt het concept dat bedacht wordt. De senior designer werkt nauw samen met de andere UX Designer (aparte gelijktijdige uitvraag), en met technisch specialisten, projectleider en programmamanager. De senior designer is in staat om in complexe omgeving de focus op de eindgebruiker te houden en vanuit persona, 'employee journey', knelpunten en kansen het concept te bedenken. De senior designer is bekend en heeft ervaring met complexe informatievraagstukken in het publieke domein en is bekend met relevante wet- en regelgeving. De op te leveren producten betreffen de front-end van de Werkplek van de Toekomst. De senior designer heeft aantoonbare ervaring met Design Thinking als methodiek om oplossing te bedenken en te valideren. De designer is in staat om werkende concepten op te leveren die gebruikers zelf kunnen testen. De senior designer denkt en werkt vanuit de medewerker en zet deze centraal. Is bekend met relevante technologie (Microsoft365, document managementsystemen) maar denkt en ontwerpt technologie onafhankelijk. Is kritisch naar het eindresultaat: als de medewerker er geen voordeel mee behaalt dan is de oplossing niet juist. De senior designer kan goed in complexe omgevingen met veel stakeholders. De senior designer heeft aantoonbare ervaring met he

Achtergrond opdracht
Opdrachtgever Doc-Direkt heeft als primaire verantwoordelijkheid integraal archief-, informatie- en databeheer. De complexiteit in het totaal aan regels, voorzieningen, activiteiten en processen gericht op de informatiestromen en op het beheer van informatie is in een tijdsbestek van 2 jaar zowel in omvang als complexiteit toegenomen. De recente politiek bestuurlijke ontwikkelingen op informatiehuishouding hebben tot gevolg dat Doc-Direkt meer en meer wordt bevraagd op en wordt betrokken bij de ondersteuning in de primaire processen van overheidsorganisaties en de waarborg van democratische, juridische en historische waarden van de informatiehuishouding.

Om dat tweeledige doel van ondersteunen en waarborgen te bereiken moet een informatiehuishouding zo worden ingericht dat (digitale) informatie die nodig is om het handelen van overheidsorganisaties te kunnen reconstrueren van meet af aan, maar ook na verloop van tijd duurzaam toegankelijk is en blijvend ontsloten kan worden in de snel veranderende technologische ontwikkeling van informatie en -dragers. Dit geldt vanaf het moment van creatie tot het moment dat de informatie niet meer nodig is, ook niet als cultureel erfgoed.

Doc-Direkt wordt vanuit de programma's informatiehuishouding binnen de rijksoverheid, meer en intensiever betrokken op basis van haar bestaande positie, kennis en expertise op het terrein van beheer en behoud van informatie. Doc-Direkt beschikt daarvoor over een, in omvang en complexiteit, toenemend aantal producten en diensten. Voor klanten en opdrachtgevers wil Doc- Direkt een betrouwbare project- en uitvoeringsorganisatie zijn.

Daarnaast wordt Doc-Direkt in toenemende mate uitgenodigd om als kennis- en strategiepartner mede invulling te geven aan duurzame en structurele inbedding van informatiehuishouding binnen de rijksoverheid op elementen als:

• Wetgeving
• Technologische ontwikkeling
• Architectuur
• Inrichting

Eisen

Wensen

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.