Opdrachtomschrijving

Organisatie voor Bedrijfsvoering en Financiën (OBF) De OBF verzorgt als Shared Service Center de bedrijfsvoering voor een aantal opdrachtgevers binnen het Rijk. Dan gaat het om Financiële administratie, Business- en Concerncontrol, Communicatie, Informatiebeveiliging en Privacybescherming en een breed pakket van algemene bedrijfsvoerings- diensten (huisvesting, In-, Door- en uitstroom medewerkers, wagenparkbeheer etc. Daarnaast verzorgt OBF ook de Informatiserings- en automatiseringsbehoefte voor diverse klanten. Ook OBF kent een transitieproces. OBF heeft de ambitie om de dienstverlening voortdurend te verbeteren, en een actieve rol te spelen in de uitvoering van VBR-brede prioritaire thema’s. Voorbeelden daarvan zijn: Integriteit, Duurzaamheid, Inclusiviteit, de I-ambtenaar etc. Een van de ontwikkelsporen is het Programma Vernieuwing. Het PV is m.n. gericht op verregaande digitalisering en automatisering, en vernieuwing van het IT-landschap (Exact). Onder het programma vallen verschillende deeltrajecten: a) “Innovatie” (gebruik van no-low code voor het bouwen van applicaties en API’s), b) Business Intelligence (BI) voor de informatie voorziening van OBF en haar klanten en c) de vernieuwing van het ‘inkooplandschap en -facturatie (eCBF / CIFAS)

Uitwerking per functie:
5x business analist:
- Aanwezig in het team zijn competenties waardoor user stories kunnen worden beoordeeld en geanalyseerd, functionele ontwerpen kunnen worden opgesteld, kan worden afgestemd met gebruikers en het beheren van de Definition of Ready.
- Aanwezig in het team van 5 is 1 Business Analist met kennis van KPI’s en metrics als basis voor Dienst verlenings Afspraken (DVA) / Service Level Management Agreements.
1x Project manager / Product Owner
- enkele jaren relevante ervaring in in- en externe, ook domeinoverstijgende projecten en ervaring met applicatie ontwikkeling gebaseerd op Exact.
1x Test coördinator
- Preventief testen van releases van verschillende leveranciers, applicaties en updates implementeren binnen het financiële en inkoopdomein.

Achtergrond opdracht

Op 15 oktober 2019 heeft het ICBR besloten tot de afbouw van het centrale systeem DigiInkoop. Het contract met de huidige leverancier is verlengd tot 17 juli 2023 om een overbruggingsperiode te verkrijgen. Ter vervanging van (een deel van) de functionaliteit die DigiInkoop biedt, is gekozen om alternatieven aan te bieden binnen een aantal rijksbrede programma’s.

Het programma vernieuwing is een programma dat draait in opdracht van DG VBR. Dit programma heeft het project eCBF is geïnitieerd om een deel van de functionaliteiten van DigiInkoop te vervangen door gelijkwaardige of betere toepassingen.
Het project eCBF biedt een alternatief voor de ondersteuning van het proces van contractmanagement en de processen rondom bestellen ontvangen en factureren van goederen en diensten. Daarbij is gekozen voor de implementatie van de toepassingen Source 2 Contract (STC) voor Contractmanagement en CIFAS voor de ondersteuning van bestellen, ontvangen, prestatiemelding en factuur afhandeling.
Door het CDI-office Min BZK is na overleg met betrokken inkoopafdelingen gekozen voor het verbinden van de inkoop- en financiële administratie om een efficiëntere keten voorziening te krijgen.

Dit heeft geleid tot een akkoord voor de implementatie van STC en CIFAS voor de agentschappen die afnemers zijn van de BV&F FD dienstverlening.
De aanleiding voor het starten van het project eCBF is binnen BZK is het besluit dat de toepassing DigiInkoop niet verder wordt doorontwikkeld en uiterlijk in de maand juli 2023 wordt uit gefaseerd.
Dit betekent dat het programma Vernieuwing en het rijksbrede programma Transitie DigiInkoop een aantal projecten zijn gestart om de weggevallen functionaliteiten en systemen te vervangen.
• Vervanging van Bestelmodule (deelnemersportaal) door CIFAS;
• In gebruik nemen van Source to Contract (STC)voor Contractadministratie van de agentschappen (Gebruik voor alle inkoop die niet via de HIS loopt de His zelf blijft op CTM).

De volgende informatie is beschikbaar voor de leverancier om inzicht te verkrijgen in de huidige projectstatus:
1. Technische specificaties en documentatie van de applicatie
2. Rapporten en eerdere analyse met betrekking tot de functionaliteiten eCBF.
3. Overige relevante gegevens met betrekking tot het project.

Het rijksbrede programma Transitie DigiInkoop realiseert 3 generieke voorzieningen, het leveranciersportaal, een catalogus platform en het DigiInkoop Archief (DIA).
Migratie elektronisch Contracteren, Bestellen en Factureren (eCBF) levert nog geen volwaardige applicatie en dienstverlening met alle gevolgen van dien. De opheffing van het inkoopsysteem en de migratie van DigiInkoop naar onder meer Nétive JOB en Cifas loopt niet zonder risico. Met name eCBF als onderdeel van het Programma Vernieuwing van OB&F kent vertraging. Voor 2023 blijft deze migratie een belangrijk aandachtspunt.
Het team zal bestaan uit competenties zoals we die normaliter vinden bij rollen als:
• Project manager / Product Owner
• Business Analist
• Test/Release Coördinator
• Business Implementatie Manager
• Service Management Expert

Wij zijn bekend met het feit dat competenties kunnen toenemen door ervaring. Bij de competenties die wij hieronder zullen weergeven, wordt dan ook een indicatie gegeven op welk niveau zij verwacht worden, uitgedrukt in jaren die men gemiddeld aan ervaring nodig heeft in de competentie.

Eisen

- Alle kandidaten beschikken over minimaal HBO werk- en denkniveau
- Kandidaten beschikt over een eigen (ontwikkel-)laptop met toegangswoord, versleutelde harde schijf (encryptie), up to date antivirussoftware en een goed werkende internetverbinding t.b.v. de uit te voeren werkzaamheden

Wensen

- Mate waarin de productiviteit en continuïteit van het team effectief beheerst kunnen worden door de leverancier.
- Mate waarin de leverancier ervaring heeft met het succesvol leveren van een deel van een team waarbij er wordt samengewerkt met interne medewerkers; toetsing op basis van aangeleverde referenties.
- Aantoonbare recente ervaring met inkoop- en financiële processen zoals Exact Cifas bij uitvoeringsorganisaties bij de Rijksoverheid
- Aantoonbare kennis van en ervaring met het visualiseren van complexe infrastructuren. De kandidaten hebben ervaring met het vertalen van complexe technische vraagstukken naar begrijpbare, onderbouwde keuzes voor gebruikers en beslissers en is in staat deze overtuigend te presenteren.