Opdrachtomschrijving
De WFM-consultant wordt gevraagd om de IND te begeleiden in het maken en doorvoeren van de organisatorische inrichtingskeuzes die gemaakt moeten worden om WFM in te richten. Primair contact voor de WFM-consultant is het projectteam Workforce Management. Dit team bestaat uit de volgende spelers:

• Inhoudelijk expert Asiel & Bescherming
• Inhoudelijk expert Regulier Verblijf en Nederlanderschap
• Inhoudelijk expert Dienstverlening
• Inhoudelijk expert Juridische Zaken
• Specialist HR-managementinformatie
• Specialist Business Informatie Centrum
• WFM-teamlead Telefonie
• Business-/requirementsanalist

Met deze spelers is een start gemaakt om de IND-behoefte op WFM-gebied scherp te krijgen. Er is consensus over het gemeenschappelijke doel om grip te krijgen op het gebied van sturen, plannen en verantwoorden van productie en inzet van medewerkers. De beelden over de juiste weg daarheen lopen echter nogal uiteen. De taak van de WFM-consultant is om (samen met de business analist) deze beelden op één lijn te krijgen. Hierin wordt van de WFM-consultant verwacht dat deze bestaande patronen en aannames weet uit te dagen op een constructieve manier, zodat er toegewerkt wordt naar een inrichting van WFM die passend is voor de IND.

Achtergrond opdracht

De IND kent als organisatie een sterk fluctuerend en specialistisch werkaanbod. Om hierin grip te krijgen op de personele inzet, dient de IND een goede informatiepositie te hebben op het gebied van sturen, plannen en verantwoorden van productie en inzet van medewerkers. Diverse audits en rapporten hebben aangetoond dat deze informatiepositie op dit moment onvoldoende op orde is. In de praktijk vertaalt dit zich naar de volgende problemen:

• Er is op dit moment onvoldoende inzicht in beschikbare en benodigde expertise. IND kan daarmee onvoldoende efficiënt plannen en sturen op capaciteit.
• Door het gebrekkige inzicht is IND niet voldoende in staat betrouwbare productieafspraken te maken.
• Er is onvoldoende inzicht in wat de impact is van keuzes over de inzet van bepaalde type medewerkers. Op operationeel niveau resulteert dit erin dat niet altijd de goede mensen ingezet zijn. Vanuit het perspectief van de strategische personeelsplanning leidt dit ertoe dat niet altijd de juiste mensen geworven of opgeleid (kunnen) worden.
• Capaciteitsmanagement is op directieniveau (en soms zelfs lokaal) ingericht en ondersteund, er is geen eenduidige methodiek en geen IV- ondersteuning om Workforce Management te realiseren. Door het ontbreken van standaardisatie, veroorzaakt deze eigen invulling onvoldoende inzicht over de locatie en directies heen.
• Er is geen totaalbeeld van de capaciteitsvraag op procesniveau, over de directies heen.
• De meertaligheid van medewerkers is nergens uniform vastgelegd. Dit betreft zowel de meertaligheid binnen de eigen directie als daarbuiten.

De IND heeft hierom in het IND-jaarplan 2022 het doel gesteld in 2022 te starten met de implementatie van workforce management (WFM), om de business in de gelegenheid te stellen de beschikbare personeelscapaciteit beter in te zetten. Op dit moment is WFM enkel ingezet om onze afdeling telefonie te ondersteunen.

Eisen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal drie (3) jaar werkervaring met Workforce Management (3 jaar).

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur kennis van en ervaring met het begeleiden van verandertrajecten in complexe organisaties.
• De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur kennis van en ervaring met inzet van WFM in de publieke sector.

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.