Opdrachtbeschrijving
De WFM-consultant wordt gevraag om de IND te begeleiden in het maken en doorvoeren van de organisatorische inrichtingskeuzes die
gemaakt moeten worden om WFM in te richten.
Primair contact voor de WFM-consultant is het projectteam Workforce Management. Dit team bestaat uit de volgende spelers:
• Inhoudelijk expert Asiel & Bescherming
• Inhoudelijk expert Regulier Verblijf en Nederlanderschap
• Inhoudelijk expert Dienstverlening
• Inhoudelijk expert Juridische Zaken
• Specialist HR-managementinformatie
• Specialist Business Informatie Centrum
• WFM -teamlead Telefonie
• Business-/requirementsanalist
Met deze spelers is een start gemaakt om de IND-behoefte op WFM-gebied scherp te krijgen. Er is consensus over het gemeenschappelijke
doel om grip te krijgen op het gebied van sturen, plannen en verantwoorden van productie en inzet van medewerkers. De beelden over de
juiste weg daarheen lopen echter nogal uiteen. De taak van de WFM-consultant is om (samen met de business analist) deze beelden op één
lijn te krijgen. Hierin wordt van de WFM-consultant verwacht dat deze bestaande patronen en aannames weet uit te dagen op een
constructieve manier, zodat er toegewerkt naar een inrichting van WFM die passen is voor de IND.


Achtergrond opdracht
De IND kent als organisatie een sterk fluctuerend en specialistisch werkaanbod. Om hierin grip te krijgen op de personele inzet, dient de
IND een goede informatiepositie te hebben op het gebied van sturen, plannen en verantwoorden van productie en inzet van medewerkers.
Diverse audits en rapporten hebben aangetoond dat deze informatiepositie op dit moment onvoldoende op orde is. In de praktijk vertaalt
dit zich naar de volgende problemen:
• Er is op dit moment onvoldoende inzicht in beschikbare en benodigde expertise. IND kan daarmee onvoldoende efficiënt plannen en
sturen op capaciteit. Door het gebrekkige inzicht is IND niet voldoende in staat betrouwbare productieafspraken te maken.
• Er is onvoldoende inzicht in wat de impact is van keuzes over de inzet van bepaalde type medewerkers. Op operationeel niveau resulteert
dit erin dat niet altijd de goede mensen ingezet zijn. Vanuit het perspectief van de strategische personeelsplanning leidt dit ertoe dat niet
altijd de juiste mensen geworven of opgeleid (kunnen) worden.
• Capaciteitsmanagement is op directieniveau (en soms zelfs lokaal) ingericht en ondersteund, er is geen eenduidige methodiek en geen IVondersteuning om Workforce Management te realiseren. Door het ontbreken van standaardisatie, veroorzaakt deze eigen invulling
onvoldoende inzicht over de locatie en directies heen.
• Er is geen totaalbeeld van de capaciteitsvraag op procesniveau, over de directies heen
• De meertaligheid van medewerkers is nergens uniform vastgelegd. Dit betreft zowel de meertaligheid binnen de eigen directie als
daarbuiten.
De IND heeft hierom in het IND-jaarplan 2022 het doel gesteld in 2022 te starten met de implementatie van workforce management
(WFM), om de business in de gelegenheid te stellen de beschikbare personeelscapaciteit beter in te zetten. Op dit moment is WFM enkel


Organisatorische context en cultuur
De IND ambieert om een moderne dienstverlener te zijn die informatie- en data gestuurd werkt voor het gehele proces van dienst verlenen in de
migratieketen. De Directie Informatievoorziening (DIV) verzorgt de ondersteuning van alle bedrijfsprocessen binnen de IND. Deze hoofdtaken zijn
verdeeld over vier afdelingen: Strategie & Regie; Productiehuis; Continuïteit en Technisch Beheer; en Datadiensten. Deze afdelingen werken veelal in
zelforganiserende en multidisciplinaire teams die kort cyclisch en iteratief software ontwikkelen en beheren volgens de agile methodiek, waarbij de
aansturing ook nog projectmatig kan. De komende jaren gaat het bestaande applicatielandschap op de schop en wordt het bestaande
systeemlandschap INDiGO in fasen vervangen.
DIV heeft veel interactie met directies binnen en buiten de IND en staat in verbinding met diverse ketenpartners zoals KvK, RvIG en DUO. Door deze
grote hoeveelheid aan koppelvlakken lopen behoeftes van onze klanten en ketenpartners erg uiteen: DIV levert deskundigheid, advies, en modelleert
en implementeert wijzigingen in overleg. Het onderhouden van het huidige systeem INDiGO is op dit moment een integraal onderdeel van het IV werk.
De vernieuwing hiervan neemt een steeds groter deel van het werk in beslag. Daarnaast ondersteunt DIV het platform voor online samenwerking (met
name Sharepoint), de systemen ter behoeve van bedrijfsvoering (Datawarehouse, systemen van derden) en die van de publieke omgeving (IND.nl - mijnIND).


Eisen
Opleiding, Certificaten, Kennisniveau
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal een HBO werk- en denkniveau
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar kennis van en ervaring met Workforce Management, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
- Workforce Management Specialist

Werk- en denkniveau
De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar kennis van en ervaring met Workforce Management. (3 jaar)


Wensen
Competenties
De aangeboden kandidaat heeft organisatiesensitiviteit.


Aanvullende kennis
De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur kennis van en ervaring met het begeleiden van verandertrajecten in complexe organisaties.
De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur kennis van en ervaring met inzet van WFM in de publieke sector.


Overige functiewensen
 De kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met werken in projecten en heeft analyse vaardigheden