Opdrachtbeschrijving
De medewerker IVdesk is verantwoordelijk voor een efficiënte procesgang van het IV aanvraagproces. Het proces bestaat uit het in
ontvangst nemen, registreren, controleren en behandelen van IV aanvragen van alle IND directies. Je vervult daarbij een brugfunctie
tussen vraag en aanbod in samenwerking met de contract-, leverancier en Service (level) Manager, de afdeling Inkoop bij DJI en de IV
informatiemanager. Hierbij lever je inhoudelijk advies betreffende de procesgang rond IV aanvragen. Op basis van inhoudelijke analyse
formuleer je oplossingsrichtingen en/of alternatieven die aansluiten op de behoeften.
Je bewaakt eenduidigheid van de aanvragen en ondersteunt de aanvrager bij het helder krijgen van de aanvraag. Daarbij ondersteun je de
aanvrager met de functionele wensen en eisen en vertaalt deze naar een pakket van eisen wat uitgevraagd kan worden in de markt of
afgenomen kan worden bij reeds bestaande aanbieders, binnen of buiten het Rijk. Je stemt waar nodig de behoefte en verwachtingen van
de aanvrager af met het samengestelde aanbod van meerdere leveranciers.
Je helpt de informatiemanagers van de verschillende directies binnen de IND met de aanvragen, voorbereiding, advies en implementatie.
Dit doe je om zicht te houden op toekomstige behoeften en aanvragen en deze op voorhand te kunnen beïnvloeden.
Je neemt aanvragen in behandeling op basis van vastgestelde kaders. Je toetst de aanvragen op basis van vastgestelde procedures,
richtlijnen, budget, en houdt daarbij rekening met procesafspraken en eisen die vanuit het beleidskader (bijvoorbeeld de BIR),
architectuureisen en IV ICT-principes. Waar kaders ontbreken worden deze in gezamenlijkheid met relevante partijen onderzocht en
vastgesteld. Het kader voor jouw werkzaamheden wordt gevormd door: inhoud van afgesproken dienstverlening, relevante wet en
regelgeving, vastgesteld departementaal beleid, en vastgestelde beleidslijnen van IV.
Je onderhoudt relaties met Rijksbrede generieke bedrijfsvoeringsvoorzieningen en leveranciers binnen en buiten de overheid (bijvoorbeeld
JIO / SSC-ict / Dienstencentrum Haaglanden / DMO) betreffende de aanvragenportfolio. Dit heeft als doel de begeleiding van de aanvragen
(voorbereiding, afstemming, advies, implementatie en uitvoering) en een actueel kennisniveau van het aanbod, de producten- en
dienstenportfolio, op niveau te houden.
Je neemt deel aan relevante overleggen met betrokken partijen (Informatiemanagers, leveranciers, FDC (IUC) , IUC-vk, leveranciers) in het
kader van de coördinatie van de IV aanvragen.
Je bereidt besluitvorming voor, naar aanleiding van gevraagde dienstverlening of producten, in samenwerking met het Sourcing Loket en
Software Asset Management. Je verzorgt incidenteel de implementatie van de gevraagde producten en diensten, in samenwerking met
relevante partijen.


Achtergrond opdracht
De directie Informatievoorziening staat in dienst van het behalen van de strategische doelen van de IND. De samenwerking met keten- en
netwerkpartners, het ontsluiten van (dossier-)informatie via het internet voor klanten en het verbeteren van de efficiency van de IND, zijn
voorbeelden van strategische doelen waarbij Informatievoorziening (IV) een cruciale rol speelt. IV als gesprekspartner, adviseur en
uitvoerder, maar zeker ook als kadersteller en controlerende partij op het gebied van informatievoorziening.
De directie levert deskundigheid, en adviseert over de gewenste of noodzakelijke ontwikkeling van de informatievoorziening. Het
modelleren en het doorvoeren van wijzigingen in het informatiesysteem INDiGO in overleg met de klant is een kerntaak. Naast het
technisch beheer en de doorontwikkeling van INDiGO verzorgt IV de webgebaseerde ondersteuning door kennissystemen (m.n.
SharePoint), de systemen ten behoeve van bedrijfsvoering, de publieke omgeving (diensten via internet) en de onderliggende
infrastructuur. Tevens beheert IV diverse kennissystemen (zoals Informind) en ondersteuning bij het gebruik van de verschillende systemen
o.a. met de helpdeskfunctie en door kennisoverdracht


Organisatorische context en cultuur
De IND ambieert om een moderne dienstverlener te zijn die informatie- en data gestuurd werkt voor het gehele proces van dienst verlenen in de
migratieketen. De Directie Informatievoorziening (DIV) verzorgt de ondersteuning van alle bedrijfsprocessen binnen de IND. Deze hoofdtaken zijn verdeeld over vier afdelingen: Strategie & Regie; Productiehuis; Continuïteit en Technisch Beheer; en Datadiensten. Deze afdelingen werken veelal in zelforganiserende en multidisciplinaire teams die kort cyclisch en iteratief software ontwikkelen en beheren volgens de agile methodiek, waarbij de aansturing ook nog projectmatig kan. De komende jaren gaat het bestaande applicatielandschap op de schop en wordt het bestaande systeemlandschap INDiGO in fasen vervangen.
DIV heeft veel interactie met directies binnen en buiten de IND en staat in verbinding met diverse ketenpartners zoals KvK, RvIG en DUO. Door deze grote hoeveelheid aan koppelvlakken lopen behoeftes van onze klanten en ketenpartners erg uiteen: DIV levert deskundigheid, advies, en modelleert en implementeert wijzigingen in overleg. Het onderhouden van het huidige systeem INDiGO is op dit moment een integraal onderdeel van het IV werk.
De vernieuwing hiervan neemt een steeds groter deel van het werk in beslag. Daarnaast ondersteunt DIV het platform voor online samenwerking (met name Sharepoint), de systemen ter behoeve van bedrijfsvoering (Datawarehouse, systemen van derden) en die van de publieke omgeving (IND.nl - mijnIND).


Eisen
Opleiding, Certificaten, Kennisniveau
- Minimaal een afgeronde HBO opleiding
- kennis van en werkervaring met procesmatig werken (zoals bijvorbeeld Prince2 foundation/practitioner)

Werk- en denkniveau
- minimaal 2 jaar kennis van en werkervaring in de ICT (Bijvoorbeeld met leveranciers, diensten/producten en processen zoals vraagincident- problem, change- en service (level) management) ITSM en/of ITIL foundation.


Wensen
Competenties
Organisatiesensitiviteit
Analyseren
Overtuigingskracht
Netwerken
Omgevingsbewustzijn
Plannen en organiseren
Creativiteit
Samenwerken

Aanvullende kennis
- Kennis van (rijksbrede) standaarden en modellen op het gebied van informatiebeheer, conceptueel inzicht in de samenhang tussen business-, informatie- en IT-architectuur.
- Kennis en ervaring met de IND en de Informatie Voorziening binnen de IND

Overige functiewensen
- Vaardigheid in het adviseren – intakegesprek, diagnose en onderzoek, rapporteren/adviseren
- Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen;
- Vaardigheid in het inhoudelijk toelichten van (deel)producten, -diensten, -beleid en -processen, nieuwe ideeën en concepten;
- Vaardigheid in het tot stand brengen, implementeren en uitvoeren van (deel)producten, diensten, beleid en processen;
- Inzicht in organisatorische en inhoudelijke samenhang;