Opdrachtomschrijving
De manager Bedrijfsvoering is op zoek naar een projectleider (PL) die een bijdrage kan leveren aan de verdere optimalisatie van de inrichting en uitvoering van de werkprocessen binnen deze 3 clusters en de samenhang en samenwerking hierin. Dit gaat in afstemming met de 3 C- functionarissen (CPO, CISO, CAIMO). Het betreft een opdracht die tweeledig is: Tijdelijk invullen van een nog niet bestaande coördinatiefunctie binnen de PIBA-clusters. Omdat we nog zoekende zijn met de precieze invulling van deze functie willen we tegelijkertijd onderzoeken of dit een goede invulling van de behoefte van coördinatie over de 3 teams binnen PIBA. Te meer gezien de huidige ontwikkelingen (zoals de veranderopgave Compliance op Orde, de toenemende aandacht voor Compliance en de toename in nieuwe Wet en Regelgeving op gebied van Compliance) en dat hiervoor een voorstel wordt gedaan.Taken en verantwoordelijkheden

• Bepalen inzet en capaciteit van de PIBA-officers binnen de clusters en clusteroverstijgend;
• Overzicht houden en waar nodig bijsturen op de werkzaamheden (vervanging, looptijd e.d.);
• Planmatig (middels tooling) werkzaamheden wegzetten en een backlog bijhouden (prioritering in overleg met C-functionarissen);
• Zowel per cluster als clusteroverstijgende ondersteuning geven bij het vormgeven van de managementafspraken, jaarplannen, rapportages, etc.;
• Invulling geven aan de benodigde overlegstructuur binnen de clusters en clusteroverstijgend;
• Afstemming en coördineren PIBA brede onderwerpen: Geeft procesmatig invulling aan alle verzoeken om input die vanuit de organisatie op de PIBA-clusters, in het bijzonder de C-functionarissen, afkomen, stemt deze met de C-functionarissen af en bewaakt de deadlines;
• Rapporteren aan mBV, CPO, CISO en CAIMO
• Opstellen van een plan van aanpak voor de coördinatie en het maken van een voorstel voor structurele borging van de werkzaamheden, in overleg met de C-functies

Achtergrond opdracht

De directie Bedrijfsvoering ondersteunt alle onderdelen van DUO. Zij brengt kennis samen van organisatie, informatie, compliancy, financiën, communicatie, huisvesting, post en printen. De afdeling Compliance, onderdeel van de directie Bedrijfsvoering, bestaat uit zes clusters met verschillende expertises. De grootste drie clusters zijn Privacy, Informatiebeveiliging en Archief- en Informatiemanagement (gezamenlijk afgekort als 'PIBA'). Deze drie clusters bedienen vanuit de 2e lijn (binnen het Three Lines Model dat DUO hanteert) de gehele organisatie voor wat betreft de PIBA- aspecten. De drie clusters bestaan ieder uit een team specialisten op hun vakgebied en een zogeheten 'C-functionaris' (CPO, CISO, CAIMO). De werkzaamheden van de clusters zijn op hoofdlijnen te verdelen in Kaderstellen, Adviseren, Monitoren en Toetsen ('KAMT') van en over PIBA en compliance binnen DUO. Er werken in totaal ongeveer 20 medewerkers. Deze clusters hebben een flinke opgave en werken met een DUO-brede scope om DUO in staat te stellen om compliant te werken. De awareness en aandacht voor compliance-onderwerpen is de afgelopen jaren fors toegenomen. Dit zien we onder meer in de verscherpte aandacht vanuit toezichthouders én in de toenemende vraag naar hoogwaardig advies als basis voor managementkeuzes en de behoefte aan duidelijke kaders en voorschriften. Vanwege deze toenemende vragen, zowel op proces als inhoud, is er behoefte aan een projectleider om de werkzaamheden te coördineren en te zorgen voor het verder optimaliseren van de samenwerking tussen de clusters.

Eisen

• Prince2Practioner gecerticiteerd
• Ervaring met coördinatie van medewerkers en domein-/aspect overstijgende werkzaamheden (3 jaar)
• Projectleiderservaring (5 jaar)

Wensen

• Kennis en affiniteit met compliancy als vakgebied
• Kunt zelfstandig, binnen de gemaakte afspraken, de coördinerende werkzaamheden uitvoeren voor de drie clusters en hebt dus veelvuldig contact met ongeveer 20 PIBA-collega's
• IPMA-C gecertificeerd (pré)
• Kennis van rijksoverheidsorganisaties en hun processen is een pré
• Kennis van en ervaring met agile werken
• Ervaring met het werken in een keten (intern/extern)

Competenties

• Sterke sociale vaardigheden
• Vanuit een niet hiërarchische positie collega's kunnen aanspreken op gemaakte afspraken
• Goed kunnen samenwerken met verschillende opdrachtgevers en collega's, in een projectmatige en dus constant veranderende en dynamische werkomgeving
• Hands-on-mentaliteit
• Creatief
• Resultaatgericht
• Overtuigingskracht

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.