Opdrachtomschrijving
Projectresultaten WMS deelproject Onderzoek & Doorontwikkeling
Dit deelproject zal de volgende vragen onderzoeken ten aanzien van het WMS en uiteindelijk onderdeel zijn van de gehele business case:

• WMS: Onderzoek doen naar de mogelijkheden van de toepassing van andere modules binnen het WMS. Denk daarbij aan de volgende functionaliteiten: Doorontwikkeling facilitaire en logistieke functionaliteiten, zoals nu voorzien in de diverse Facilitaire Management Informatie Systemen (FMIS'en) zoals bezoekers aanmelden, vergaderzaal reserveren of een bijzondere locatie, eten & drinken, (storings)meldingen, parkeren, fietsen reserveren, toegang verkrijgen, enzovoort;
• Onderzoek naar mogelijkheden koppeling met (bestaande) Gebouwbeheersystemen (GBS). Daarbij wordt gekeken naar duurzaamheid en energiebesparing, waarbij de verbinding wordt gelegd met het Rijksvastgoedbeheer (RVB) op bijvoorbeeld het gebied van klimaat en verlichting.
• Afhankelijk van de mogelijkheden die zich tijdens de pilot voordoen: toepassen in de praktijk van extra modules van het WMS.
• Onderzoek naar het toepassen en gebruik van de dienst WMS bij locaties van specialties, die niet vallen binnen het rijkshuisvestingstelsel kantoren, zoals bijvoorbeeld NVWA, OM, RvR, of locaties in eigen beheer van organisaties als bijvoorbeeld RWS.
• Een Backlog inrichten en bijhouden tijdens de pilot van wensen op het gebied van onderzoek en doorontwikkeling die buiten de huidige scope vallen. Daarbij wordt ook de governance route benoemd voor het eventueel oppakken van een nieuwe onderzoekvraag en de prioritering ervan.

Het project Onderzoek & Doorontwikkeling functioneert in principe onafhankelijk van de andere.

Functieomschrijving

De FMIS specialist dient zelfstandig onderzoek te doen naar de mogelijkheden van de toepassing van andere modules binnen het WMS. Denk daarbij aan de volgende functionaliteiten: Doorontwikkeling facilitaire en logistieke functionaliteiten, zoals nu voorzien in de diverse Facilitaire Management Informatie Systemen (FMIS'en) zoals bezoekers aanmelden, vergaderzaal reserveren of een bijzondere locatie, eten & drinken, (storings)meldingen, parkeren, fietsen reserveren, toegang verkrijgen, enzovoort. Daarnaast dient er een onderzoeksrapport te worden opgeleverd met de conclusies en aanbevelingen met betrekking tot het uitgevoerde onderzoek:

• Voorbereiden en uitvoeren van de pilot;
• Evalueren van de pilot;
• Voorbereiden en realiseren besluitvorming over het al dan niet aanschaffen van een rijksbreed WMS;
• Afstemmen met en informeren van de verschillende stakeholders uit de omgeving van project WMS;
• Opstellen voortgangsrapportages ten behoeve van opdrachtgever;
• In samenwerking met communicatieadviseur uitwerken van een communicatieplan en verzorgen van projectcommunicatie;
• Het coördineren van het opstellen en implementeren van samenwerkings-/ uitvoeringsafspraken met de uitvoerende partijen RVB, CDV's en ICT Dienstverleners Pand (IDV-P's) en ICT Dienstverleningers Gebruiker (IDV-G's);
• Het coördineren van het opstellen, uitwerken en implementeren van een governance en beheer -plan.

De pilot wordt afgerond met een Business Case, inclusief eindevaluatie van de pilot en advies voor rijksbrede uitrol.

Achtergrond opdracht
Andere projecten binnen het project Pilot WMS. Indien dit wenselijk en haalbaar wordt geacht, kunnen mogelijk wel functionaliteiten in de praktijk worden getoetst. Eventuele besluitvorming hierover vindt plaats in het Integraal Projectteamoverleg (IPTO). Bij een afwijking van de kaders zoals beschreven in dit document, zal hiervoor een besluit bij het Opdrachtgevendberaad (OGB) gevraagd worden. Aan het einde van de operationele pilot zal het project een eindrapport met conclusie en aanbeveling over de uitgevoerde onderzoeksopdrachten opleveren. Het rapport zal gebruikt worden ten behoeve van het advies over de rijksbrede uitrol aan de ICBR.
Op 14 juli 2022 is door de Directeur IFHR (de heer mr. drs. A.M. Weimar) vanuit het DGDOO de opdracht verstrekt voor het voorbereiden van besluitvorming over de aanschaf van een Workspace Management System bij het Rijk. Dit door een pilot uit te voeren en aanvullend onderzoek te doen. De pilot wordt op een beperkt aantal locaties uitgevoerd en dient om een rijksbrede implementatie voor te bereiden. Concreet gaat het om de uitwerking van onderstaande afspraken tijdens de uitvoering van het project WMS:

• Uitwerken van een Business Case en deze actualiseren gedurende het project;
• Coördineren van de procedure Adviescollege ICT-toetsing ter voorbereiding op een eventueel rijksbrede uitrol van het WMS;
• Het voorbereiden en daadwerkelijk aanschaffen van het te piloten systeem;
• Voorbereiden.

Eisen

• Kandidaat is in staat verbinding te leggen tussen de business en ICT kant van organisaties;
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring met FMIS van Facilitator; (5 jaar)
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring bij de Rijksoverheid en met name bij een Concerndienstverlener (CDV); (3 jaar)
• Kandidaat heeft ervaring met het realiseren van koppelingen en (data-)migratie;
• Kandidaat heeft ervaring op het gebied van (door)ontwikkeling- en implementatietrajecten

Wensen

Competenties

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.