Opdrachtomschrijving
Combinatierol programmasecretrais Databedreven werken én deelprojectleider P-Dossiers op orde

Het is een dubbelfunctie, voor ongeveer de helft (senior) programmasecretaris en voor andere helft (deel)projectleider. Als Programmasecretaris voor het Programma Data Bedreven Werken in het O&P domein treedt je op als rechterhand van de programmaleider en ondersteun je bij het vormgeven en uitvoeren van het Belastingdienstbrede programma. Als programmasecretaris ontzorg je de programmamanager en de projectleiders. Je zorgt dat je net een stapje vooruit denkt, waardoor het programma op rolletjes loopt. Je faciliteert en schakelt intensief met de stakeholders binnen de Belastingdienst en weet goed de benodigde informatie op te halen, maar ook terug te geven. Je ondersteunt bij zowel strategische, inhoudelijke en beleidsmatige werkzaamheden als ook bij organisatorische zaken. Zo organiseer je overleggen, coördineer je de voorbereiding van deze overleggen (programmateam, klankbordgroep en stuurgroep), verzorg je de verslaglegging en ondersteun je bij de planning van op te leveren producten en bewaakt de voortgang.

Als deelprojectleider van de het project Personeelsdossiers op Orde ben je verantwoordelijk voor het deelproject Hersteloperatie documenten P-Dossiers. In dit deelproject worden de ontbrekende documenten aan de P-dossiers van alle medewerkers van het ministerie van Financiën toegevoegd. Dit deelproject wordt deels centraal vanuit het (deel)project en deels decentraal uitgevoerd door de betreffende organisatieonderdelen. Een (deel)project waarin logistiek en communicatie erg belangrijk zijn. Als deelprojectleider ben je, samen met de projectleider van het project P-Dossiers op Orde, verantwoordelijk voor het behalen van de beoogde resultaten binnen de afgesproken planning. Je zorgt dat de logistieke processen goed lopen en dat alle betrokken spelers goed en tijdig op de hoogte zijn van wat er van hen wordt verwacht. In beide rollen opereer je in een complexe omgeving waarin je oog houdt voor zowel de concrete acties op korte termijn als de lange lijnen voor het eindresultaat. Je werkt toe naar concrete resultaten en hebt oog voor wat er in de organisatie speelt en nodig is. De functionaris werkt voor twee projecten die worden aangestuurd door het Hoofd van de afdeling Control & continue Verbeteren. In het porject P-Dossiers op orde werkt de functionaris nauw samen met de projecleider. Daarbij zijn er veelvuldig contacte met medewerkers binnen het minsiterie van financien om vragen te beantwoorden. Als programma secretaris van het programma Databedreven werken is de functionaris lid van het kernteam (programmaleiders, coordinator en prograamsecretaris) wat dagelijks het programma aanstuurt. Daarnaast is de fucntionaris degene die de werkelijkse sessies met de projecteldeirs leidt waarin voortgang, knelpunten en op te leveren producten worden besproken. functionaris bereidt de bestuurlijke overleggen voor en is daarbij aanwezig voor verslaglegging.

Eisen

• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Dit is aantoonbaar d.m.v. een afgeronde diploma en/of de gevraagde werkervaring in eis 2.
• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Minimaal 3 jaar Kennis van en ervaring met programma- en projectmanagement in organisaties groter dan 5000 medewerkers.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met logistiek als onderdeel van een project.
• Dit is aantoonbaar gemaakt in het CV.
• De aangeboden kandidaat behaalt minimaal 60 punten van het totaal aantal te behalen punten op de kwaliteitswensen en competenties (= 80 punten).

Wensen


• De mate van ervaring met het werken in een politiek bestuurlijke omgeving.
• De mate van ervaring met het werken in een uitvoeringsorganisatie met meer dan 5000 medewerkers.
• De mate van ervaring met het verwerken van meer dan 100 administratieve mutaties per dag.
• De mate van ervaring met het bewerken en bijhouden van Excel bestanden met meer dan 10.000 unieke regels.

Competenties


• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole
• Flexibiliteit
• Samenwerken

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.