Opdrachtomschrijving
Tegen de achtergrond van een toenemende belangstelling voor informatiehuishouding in de afgelopen jaren en naar aanleiding van de kabinetsreactie op het rapport van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag heeft de Belastingdienst een regieprogramma Informatiehuishouding op Orde Belastingdienst ingesteld: PRIO BD. Het regieprogramma heeft als doel binnen de Belastingdienst in controle te komen ten aanzien van de informatiehuishouding (governance en instrumenten om de stand van zaken te meten, weten en verbeteren) en deze in te richten op open, transparante en controleerbare wijze. Om dit te kunnen doen dient de belastingdienst stappen in de juiste volgorde te zetten, nl te beginnen met de basis. De basis begint met het in kaart brengen van de processen aan de hand van procesbeschrijvingen, procesrisico's en beheersmaatregelen en door middel van interne controles (ICs) te controleren of hetgeen wat we bedacht hebben ook daadwerkelijk de lading dekt. Om de basis op orde een boost te geven zoekt de Belastingdienst Corporate Dienst Vaktechniek een procesbeschrijver Administratieve Organisatie/Interne Controle (AO/IC). Deze procesbeschrijvers zijn verantwoordelijk voor het beschrijven v.d. processen en interne controles en de werkzaamheden die daarbij horen. De procesbeschrijvers worden begeleid en gemonitord door het Bureau Directeurs-Ondersteuning (BDO) van CD VT. Verwachting is dat we eind 2024 de processen en werkinstructies hebben beschreven. Daarna word je ingezet op het raakvlak van processen en Informatiehuishouding (IHH). Dit betekent dat je onder begeleiding van de IHH functionaris de processen/informatie voortvloeiend uit die processen tegen de zogeheten selectielijst houdt, zodat inzichtelijk wordt hoe lang bepaalde informatie bewaard moet worden. Hiermee samenhangend zul je de teamleiders ook (waar nodig) ondersteunen bij het opzetten van een goede ordeningsstructuur en de IHH functionaris ondersteunen bij de uitvoering van bepaalde IHH activiteiten.

Werkzaamheden:

• Het zelfstandig opstellen van AO/IC (administratieve organisatie/interne controle)-procesbeschrijvingen voor de aangegeven processen uitvoeren conform het AO/IC kader van de Belastingdienst, dit houdt in:

• Sleutelfiguren mbt het proces waarvoor een AO/IC benodigd is interviewen, rode draden uit interviews en eventuele (aangeboden) stukken halen, dit vastleggen en voor hoor en wederhoor aanbieden bij de personen die betrokken zijn
• Vervolgens proces beschrijven
• Risico's en beheersmaatregelen i.s.m. betrokkenen vaststellen en risicoregister invullen.
• Kwaliteitstoets, zorgen dat de procesbeschrijving en werkelijkheid (IST) overeen komen
• Vastlegging AO/IC procesbeschrijving en oplevering aan de proceseigenaar
• Validatie, vaststellen document met processchema, AO/IC procesbeschrijving, risicoregister en controlelijst
• Aanbrengen ordeningsstructuur, welke vastleggingen vinden plaats, waar worden deze vastgelegd en hoe staat het met het beheer ervan (Informatiehuishouding)

Let op: bij bovenstaande stappen dient er vanuit het kader AO/IC hoor en wederhoor plaats te vinden met bijbehorende dossiervorming. (Kader AO/IC en andere relevante informatie t.b.v. de uitvoering van de AO/IC's zullen gedeeld worden met de procesbeschrijvers)

Overige activiteiten die binnen dit spoor zullen worden verricht bestaan, onder andere, uit:

• Lijnmanagement helpen met opzet en uitvoering IC
• Overleggen inplannen en bijwonen om de AO/ICs uit te kunnen voeren, voortgang te bewaken, maar ook om relevante (algemene) info op te halen t.b.v. het werk.
• Begeleiding, voortgang en monitoring zal vanuit CD VT BDO plaatsvinden
• Alle voorkomende werkzaamheden m.b.t. de AO/IC/processen.

Eisen

Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP i.v.m. de wet DBA

Competenties

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.